Как управлять кучей дел одновременно и не сойти с ума

Тема личной эффективности и управления задачами меня волнует очень давно: обзор на приложение для ведения задач Wunderlist - одна из первых статей в моем блоге. Но о приложениях чуть позже - это лишь инструменты для решения проблем, но не само решение. Сначала поговорим о техниках управления мыслями и задачами.

Ниже описанные техники были испытаны на себе, пережиты и выведены на основе собственного опыта. Недавно многие из них подкрепились книгой “Джедайские техники” Максима Дорофеева (по ссылке есть интересная инфографика с общей схемой управления потоками дел).

Конечно же мой краткий конспект не претендует на полноценное освещение книги. Ее обязательно нужно прочесть полностью, если вы интересуетесь этой темой, так как автор объясняет информацию, используя примеры и аналогии (часть из них появится и в списке ниже) и доказывает эффективность методик.

Максим Дорофеев несколько раз повторяет: не все практики и техники подойдут каждому. Поэтому в моем списке ниже отдельно будет выделено то, что, на мой взгляд, помогает только мне (но вдруг это и вам тоже поможет). Остальное скорее всего подойдет каждому читателю.

Техники управления делами

  • Нужно все выгружать из головы: задачи, заметки, события. Мозг все равно забудет, а устройство/бумага - нет.
  • Нужен план на день. Так можно будет быстрее переходить к выполнению других задач, не думая о том, что бы мне поделать сейчас.
  • Наш мозг очень ленивый и не любит много думать: каждую задачу надо расписывать максимально просто и подробно. Плохо: “взять справку” (Какую справку? Где?), “купить” (чтобы потом в магазине думать: “а что же надо было купить-то?”). Хорошо: “купить хлеб и молоко” или “взять справку в отделе кадров на 3 этаже”.
  • Если времени мало, можно пересмотреть в список задач и сделать какое-то маленькое дело или кусочек от большого.
  • В свободные минуты можно пересматривать список задач и упрощать/улучшать/расписывать их подробнее, чтобы ленивому мозгу было проще работать в дальнейшем.
  • Для сохранения порядка нужны ежедневные обзоры списка задач: выкидываем неактуальное, обновляем актуальное, переносим то, что точно не успеем (беспорядок демотивирует).
  • Переносить задачи на следующий день - не плохо, если есть причины. Во время переноса нужно помнить не только про срок желаемого выполнения, но и про крайний срок (например, хотел сделать домашку в понедельник, но сдавать ее в пятницу. Значит задача может быть перенесена максимум до четверга.)
  • Нужны перерывы в работе: организм устает делать одно и то же долгое время, и ему нужен отдых, особенно мозгу и глазам. Про остальные части тела тоже забывать не стоит. Делать регулярные перерывы в работе поможет техника помодоро.
  • В состоянии сильного увлечения выполнением какой-либо задачи тратится много сил на что-то одно, а затем не хватает мотивации доделать остальное. Помидорки спасут и тут.
  • Нужно выключать уведомления во время работы. Люди могут подождать 25 минут (во время рабочего периода в помидорке), ничего страшного не случится. Если что-то срочное - можно позвонить.
  • Нужно устраивать выходные дни или часы и стараться не думать о работе в это время. Постоянная работа без отдыха ведет к выгоранию: апатия, постоянная усталость и нежелание что-либо делать. Не надо так.
  • Нужно следить за организмом и подстраивать выполнение задач под свой режим: в моменты повышенной продуктивности (утром) нужно делать более неприятные и/или тяжелые задачи; в моменты пониженной продуктивности (ночь) - то, что попроще и поприятнее.
  • Нужно следить за инбоксами организованно: не стоит отвлекаться на мессенжеры и проверку почты во время работы. Лучше выделить отдельный интервал для этого и переносить все, что попросили сделать, в список задач.
  • Нормальный сон - это важно, очень важно, прям очень!!! Иначе будут проблемы со здоровьем.
  • Абсолютно всё сделать невозможно, нужно уметь отказывать и отказываться.

Мое субъективное

  • Нужен общий список для задач со всех контекстов: работа/учеба/хобби/личное. Так проще планировать общую загруженность по всем фронтам.
  • Задачи из рабочего трекера задач можно переносить не полностью, а, например, по названию проектов или по паре слов от полной формулировки (есть люди, которым полезно в личном трекере расписать задачу более подробно). В моем случае главное, чтобы была пометка, что надо поработать над этим проектом в этот день.
  • Мне проще вести дела в электронном виде: не мнущийся телефон всегда с собой и не требует ручки для внесения изменений.
  • Когда работаю не по помидоркам, к вечеру болит голова. Когда не выспался - тоже. Помидорки - тема!

Спасибо Анне Новиковой за помощь в написании статьи.